Plannen en organiseren. De één is er praktisch mee geboren, een ander heeft er zoveel moeite mee.
Ik ben ermee geboren, dat staat vast. Het begon al op de basisschool met het zo inplannen, dat ik alle rekenkaarten had gemaakt aan het eind van het jaar (sorry) en is nooit gestopt. Ook met het inplannen van huiswerk, toetsen, afstudeeropdracht, werkzaamheden, trainingen maken en voorbereiden, mijn online programma. Nog nooit een seconde stress gehad.
Dus als je de vaardigheid bezit is dat heel prettig. Voor jezelf en voor je omgeving.

Maar als je dat niet van nature hebt…
Misschien herken je dat wel, die collega die steeds maar te laat is, documenten structureel te laat aanlevert, te veel met de bijzaken of met taken van anderen bezig  is……………….
Of ben jij die ondernemer met al die mooie ideeën en wil je je eigenlijk niet bezighouden met alle bijbehorende taken? Als je niets doet met die taken, dan blijft het bij die mooie ideeën.

Ik spreek veel ondernemers die niet met een planning werken. In deze blog een aantal praktische tips om hier beter mee om te gaan. En als je meer hulp nodig hebt, help ik je uiteraard graag.

De definitie

Plannen en organiseren is: op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde tijd, acties, middelen en mensen aangeven en vervolgens doelmatig organiseren om deze doelen te kunnen bereiken. (bron https://www.encyclo.nl/).

Waarom leren plannen en organiseren?

Er zijn genoeg redenen waarom het handig is om dit te kunnen:

– Je leert om efficiënter te werken en daardoor tijd en energie te besparen;
– Het een vaardigheid is waar je de rest van je leven baat bij hebt (belangrijk bij veel functies);
– Omdat je hierdoor ordelijk en systematisch werkt en dat geeft rust (in je hoofd);
– Je hierdoor vooruit kan kijken, anticiperen. Alles van te voren uitdenken. Rekening houdt met verschillende scenario’s en snel kan schakelen bij onverwachte omstandigheden ;
– Je hierdoor deadlines gaat stellen (en halen);
– Je leert beslissingen maken. Plannen omzetten in daden;
– Het maakt je kostenbewust. Wie goed organiseert houdt de begroting en het budget in de gaten.

Bezwaren

Een echt goede reden moet ik nog tegenkomen maar hier een aantal bezwaren die ik soms tegenkom:

  • Mijn werk organiseren? Daar heb ik geen tijd voor! Dat is net zo iets als geen tijd hebben voor een timemanagement training. Soms moet je vooraf even investeren om er achteraf de vruchten van te plukken.
  • Mijn taken en werkzaamheden zijn te complex om te plannen. Ik geloof altijd heilig in de 80/20-regel. 80% is planbaar, 20% wellicht minder makkelijk.
  • Als ik alles plan ben ik niet meer spontaan en verlies ik mijn creativiteit. Ik zou zeggen probeer het eens. Juist doordat je plant en organiseert krijg je meer rust in je hoofd. En juist meer ruimte voor creatieve ideeën.
  • Ik haal een planning toch niet. Ik zou zeggen probeer het eens een aantal keer en verbaas jezelf.

Plannen en organiseren, 10 tips die je kunnen helpen!

Het is goed om je te realiseren dat een planning niet voor 100% definitief vast hoeft te staan. Zie het meer als ondersteuning waarmee je uiteraard flexibel kunt omgaan door marges in te bouwen.

  1. Bepaal je doelen/ kijk vooruit. Tja als je niet weet waar je heen wilt kan je ook niet slim plannen en organiseren. Dus dat is echt stap één.
  2. Maak je doelen behapbaar. Heb je je doelen vastgesteld? Mooi. Probeer ze behapbaar te maken, dus op te delen in wat kleinere subdoelen zodat je die kunt plannen.
  3. Bepaal je prioriteiten. Bekijk je to do lijst en bepaal welke taken prioriteit hebben. Dit kan je bijvoorbeeld doen door middel van het Eisenhower kwadrant. Bekijk hiervoor mijn blog over prioriteiten stellen.
  4. Begin je dag altijd met een plan (eigenlijk is het nog mooier om de dag ervoor met een plan voor de volgende dag te eindigen). Je hebt jouw prioriteiten inzichtelijk. Kies maximaal vijf werkzaamheden om te doen per dag. Als je daarmee klaar bent en tijd over hebt kies je uiteraard iets nieuws van je prioriteitenlijst.
  5. Plan álles in; maak een realistische tijdsplanning voor de vijf werkzaamheden die je hebt gekozen. Vaak schatten we de tijd te krap in dus plan standaard 10% meer tijd in dan je nodig denkt te hebben. Wat ook handig kan zijn is om van achter naar voren te plannen. Wanneer moet iets af zijn en vanuit daar terugrekenen.
    Maar plan ook terugkerende taken en pauzes in je agenda in en bijvoorbeeld ook privé tijd.
  6. Hou ruimte in je planning, plan niet alles vol maar laat één tot twee uur ruimte voor onverwachte zaken.
  7. Organiseer slim. Bekijk per taak wat je allemaal nodig denkt de hebben (bugetten, mensen , middelen en informatie) en zorg dat je alles bij de hand hebt.
  8. Hou je aan je planning; stick to the plan. Wees je er bewust van dat tal van zaken ervoor kunnen zorgen dat je je niet aan je planning gaat houden. In de eerste plaats zijn daar alle afleidingen waar we dagelijks mee te maken krijgen (lees hiervoor mijn blog over afleidingen). Dan heb je nog collega’s die graag willen dat je hen helpt (lees hiervoor mijn blog over nee zeggen). Bewaak je planning met je leven.
  9. Hou rekening met je ritme. De meeste mensen zijn in de ochtend actiever en meer alert dan net na de lunchpauze. Bedenk wat voor jou de momenten zijn waarbij jij het meest productief bent en pas daar ook jouw taken op af. Dus hou hier rekening mee bij het bepalen van jouw prioriteiten (punt drie).
  10. Beloon jezelf. Heb je je aan je planning gehouden? Super. Beloon jezelf.

Wil je echt aan de slag met slim plannen en organiseren? Investeer in het IN CONTROL aanbod.

Wil je ook investeren in slimmer werken waaronder ook het slim plannen en organiseren van taken en werkzaamheden valt? Een hele goede keuze. Inzicht in orde kan en wil jou (en je medewerkers) hier graag bij helpen met het IN CONTROL aanbod.
Hoe? Met bijvoorbeeld een zes maanden programma, een (online) incompany training timemanagement of via het IN CONTROL e-learning programma. 

Wil je weten wat Inzicht in orde kan betekenen voor jouw bedrijf? Neem contact op voor een vrijblijvende strategiesessie.

IN CONTROL aanbod