Uitstelgedrag.
Uitstelgedrag. Je weet precies wat je moet doen — maar je doet het niet. Tot straks. Of morgen. Of volgende week. Terwijl de stress ondertussen gewoon oploopt. In deze blog lees je wat uitstelgedrag veroorzaakt, wat het je écht kost en — het belangrijkste — hoe je er structureel mee stopt."
Wat is uitstelgedrag (procrastinatie)?
Volgens Wikipedia is uitstelgedrag:
Het uitstellen van taken die men eigenlijk wil of moet doen en waarbij men weet dat het uitstel waarschijnlijk niet goed is en tot moeilijkheden of extra stress zal leiden. Daarom wordt dit soms ook irrationeel uitstel genoemd.
Een andere bekende term hiervoor is procrastinatie. Voor studenten, waarbij uitstelgedrag een veelvoorkomend probleem is, is er zelfs een aparte term voor: studie-ontwijkend gedrag.
Hoe groot is het probleem? De cijfers
Ongeveer 95% van de mensen vertoont soms uitstelgedrag, volgens onderzoek doet 20% dit structureel — ook wel chronisch uitstelgedrag genoemd — en ervaart dit als een probleem. Onder studenten ligt dit percentage ook hoog: zo'n 25%.
Je begint pas op het laatste moment aan een taak, een plan, het brengen van een negatieve boodschap of stelt verplichtingen uit. Zelfs als je dringend wat af moet maken doe je wellicht nog andere dingen. Of je doet het helemaal niet.
Onderzoek heeft aangetoond dat mensen die zichzelf belonen voor het afronden van taken, minder geneigd zijn om taken uit te stellen. Dus beloon jezelf!
Waarom stel je uit? De meest voorkomende oorzaken
Uitstelgedrag heeft zelden één oorzaak. Veelvoorkomende redenen zijn:
• Angst om te falen — je begint liever niet dan dat je het 'fout' doet
• Perfectionisme — het moet perfect zijn, anders doe je het niet
• Te weinig overzicht — je weet niet waar te beginnen door een overvolle takenlijst
• Gebrek aan motivatie — de taak voelt saai, zwaar of zinloos
• Onduidelijke verwachtingen — je weet niet precies wat er van je wordt verwacht
Als je weet wat voor jóu de trigger is, kun je het ook gericht aanpakken.
Wat kost uitstelgedrag je écht?
Uitstelgedrag heeft meer impact dan je denkt — niet alleen op je werk, maar ook op je gezondheid, relaties en gevoel van geluk.
• Tijd en geld. Op het moment dat je zaken uitstelt kost het je ongemerkt meer tijd. Omdat je ermee begint en dan weer stopt, of er in je hoofd de hele tijd mee bezig bent. Het kan je ook geld kosten: het niet op tijd indienen van je belastingaangifte (boete), het te laat betalen van een rekening (extra kosten) of het mislopen van een subsidieaanvraag.
• Je werk en professionaliteit. Je maakt jezelf niet populair door steeds zaken uit te stellen. Collega's en klanten gaan nabellen, informeren en het komt niet professioneel over. Het werkt ook vaak verlammend en geeft een gevoel van ontevredenheid.
• Je gezondheid. Uitstelgedrag kan je ontzettend veel stress en angst geven. Het kan leiden tot slaapproblemen, depressie en ongezonde gewoonten — zoals het uitstellen van een bezoek aan de (bedrijfs)arts, tandarts of fysiotherapeut.
• Relaties, vrienden en familie. Net als bij het werk zijn er ook privé de nodige zaken die je wellicht uitstelt en die effect hebben op je omgeving. Te boek staan als diegene die altijd 101 dingen belooft maar niets waarmaakt, is niet fijn.
• Geluk. Je kunt je minder gelukkig voelen door de stress, maar ook door schuldgevoelens — doordat je steeds excuses verzint terwijl je beter weet.
Benieuwd hoe jij er nu voor staat? Download de gratis 'Ben jij IN CONTROL?' checklist en ontdek het in 2 minuten.
Nadelen van het uitstellen van zaken
Er zijn uiteraard meer nadelen dan voordelen. Buiten de bovengenoemde zaken kun je ook denken aan:
• Je bent minder zichtbaar. Als je steeds zaken uitstelt, heb je minder kansen om zichtbaar te zijn binnen je organisatie en kun je minder impact maken.
• Het schaadt je imago. Als je afspraken maakt en je komt ze niet na — of te laat, of je raffelt je werk af op het allerlaatste moment — heeft dat direct gevolgen voor hoe anderen je zien.
• Het geeft schuldgevoel en stress. Als je lange dagen maakt om alsnog die deadline te halen, of het gevoel van overweldiging krijgt omdat je voor je gevoel in weinig tijd alles af moet hebben.
• Negatief effect op je gezondheid. Gevoelens van angst, slapeloosheid en zelfs een depressie liggen op de loer. Je hebt het gevoel dat je niet genoeg bereikt.
• Je werkt minder effectief en efficiënt. Uitstelgedrag werkt vaak verlammend. Je bent minder productief dan je eigenlijk zou kunnen zijn.
Wat kun je doen als werkgever of leidinggevende?
Een aantal belangrijke knoppen waar jij als werkgever aan kunt draaien:
• Zorg voor duidelijke communicatie. Het moet duidelijk zijn wat je vraagt van je medewerkers: verwachtingen, prioriteiten en deadlines. Wie, wat, waar, wanneer, hoe en waarom.
• Zorg voor haalbare tussendoelen en realistische deadlines. Grote projecten worden behapbaarder als ze worden opgesplitst in kleinere tussendoelen. Geef medewerkers ook genoeg tijd om taken daadwerkelijk uit te voeren.
• Beloon je medewerkers. Als je weet dat ze een lastig project hebben opgepakt of een tussendoel hebben bereikt — laat het merken.
• Wees geïnteresseerd. Het werkt niet motiverend als een medewerker aan de slag gaat met een lastige taak en het gevoel heeft dat het voor niemand belangrijk is.
• Bespreek problemen. Heeft een medewerker last van uitstelgedrag? Bespreek dit en bied ondersteuning aan — bijvoorbeeld in de vorm van een training of een concreet plan.
• Laat medewerkers doen waar ze goed in zijn. Taken die uitdagend maar haalbaar zijn, motiveren het meest.
11 bewezen tips om uitstelgedrag aan te pakken
Nieuw gedrag aanleren kost gemiddeld drie weken. Houd deze tips dus een paar weken vol — dan wordt het een gewoonte.
1. Ontdek waarom jij uitstelt. Bewustwording is stap één. Kijk terug op de afgelopen week: welke taken heb je uitgesteld? Zie je een patroon? Angst? Verveling? Overweldiging?
2. Werk met duidelijke, kleine doelen. Grote taken voelen overweldigend. Knip ze op in kleine, concrete stappen met een duidelijk eindpunt. Niet 'rapport schrijven' maar 'inleiding schrijven vóór 10:00 uur'.
3. Focus op één taak tegelijk. Multitasken werkt averechts. Zet notificaties uit, sluit onnodige tabbladen en kies één taak. Klaar? Dan de volgende.
4. Zorg voor overzicht. Schrijf alles wat in je hoofd zit op. Een overzichtelijke takenlijst met prioriteiten en realistische deadlines geeft direct rust — en minder reden om uit te stellen.
5. Laat perfectionisme los. 'Goed is goed genoeg' is geen falen — het is slim werken. Klaar is beter dan perfect. Lever in, vraag feedback, verbeter.
6. Maak taken af — en beloon jezelf. Spreek met jezelf af: als ik dit af heb, mag ik... Kleine beloningen werken bewezen. En afronden geeft energie voor de volgende taak.
7. Begin gewoon drie minuten. Zet een timer op drie minuten en begin. Gewoon beginnen is het moeilijkst. Eenmaal bezig ga je vanzelf door.
8. Geloof in jezelf. Veel uitstelgedrag komt voort uit angst. Stel jezelf de vraag: wat is het ergste wat kan gebeuren? Meestal valt dat reuze mee.
9. Begin altijd met de zwaarste taak. De 'eat the frog'-methode: pak iedere dag als eerste de taak aan die je het meest tegenstaat. Daarna gaat de rest vanzelf.
10. Stel je eigen deadlines. Geen externe deadline? Maak er zelf een. Uitdagend maar haalbaar. Schrijf hem op en behandel hem als echt.
11. Bereid je voor op mogelijke obstakels. Wat heb je nodig om te beginnen? Toegang tot een document, een rustige plek, een tool? Regel dat van tevoren. Dan zijn er minder smoesjes.
Veelgestelde vragen over uitstelgedrag
Wat is het verschil tussen uitstelgedrag en luiheid?
Luiheid is geen zin hebben om iets te doen. Uitstelgedrag is iets willen of moeten doen, maar het toch niet doen — vaak door angst, overweldiging of gebrek aan overzicht. Het is een actief psychologisch proces, geen karактеrtrek.
Helpt uitstelgedrag soms ook?
In theorie kan een deadline-druk creatieve energie losmaken. Maar structureel uitstellen heeft bijna altijd negatieve gevolgen voor je prestaties, gezondheid en relaties. De 'voordelen' wegen zelden op tegen de nadelen.
Hoe pak ik uitstelgedrag aan op de werkvloer als leidinggevende?
Als leidinggevende kun je uitstelgedrag bij medewerkers verminderen door: duidelijke communicatie over verwachtingen en deadlines, haalbare tussendoelen te stellen, prestaties te erkennen en een veilige omgeving te creëren waarin fouten mogen worden gemaakt.
Wil je structureel slimmer werken?
Uitstelgedrag aanpakken is één stap. Maar als je echt wil stoppen met geleefd worden door je inbox, volle agenda en ad hoc taken — dan helpt het IN CONTROL programma van Inzicht in orde je verder.
Het programma (gemiddeld beoordeeld met een 8,5) combineert e-learning met persoonlijke begeleiding en geeft je tools voor het leven: voor timemanagement, overzicht, focus en minder stress.
Bekijk het IN CONTROL aanbod of neem contact op voor meer informatie.
Wil je alvast een kleine stap zetten? Download gratis de 'Ben jij IN CONTROL?' checklist en ontdek in 2 minuten waar je staat.
Ano Niempje
op 15 Feb 2024