Thuiswerken. Op het moment van het schrijven van deze blog werken er vele duizenden medewerkers vanwege de coronacrisis thuis. Normaliter adviseer ik mijn klanten om altijd minimaal een dag of een dagdeel thuis te werken. Of in ieder geval op een andere locatie te werken dan op het werk.
Want wellicht heb je het al gemerkt (na bijna twee weken thuiswerken voor velen), maar in theorie kan je zoveel efficiënter en effectiever werken thuis dan op kantoor. Als, in ieder geval, de omstandigheden 'normaal' zijn en je bijvoorbeeld niet steeds rennende kinderen om je heen hebt. In deze blog 19 tips om slim thuis te werken. Zodat je genoeg tijd overhoudt voor andere belangrijke zaken in het leven. Zoals je kinderen, naasten, vrijwilligerswerk, hobby's en tijd voor jezelf.
De voordelen van thuiswerken
Thuiswerken levert een aantal voordelen op. De belangrijkste zaken wat mij betreft:
- Tijdbesparing. Je hebt in ieder geval geen reistijd en als je je aan de tips van deze blog houdt zal je nog meer tijd overhouden voor andere belangrijke zaken in het leven.
- Je werkt productiever. Onder normale omstandigheden zal je minder afgeleid worden thuis dan op het werk. Je hoort geen pratende collega's, wordt zelf niet steeds gestoord en kan je je beter focussen. Het is toch vaak een extra drempel voor mensen om iemand die thuiswerkt te benaderen (wat uiteraard ook weer een nadeel kan zijn).
- Je bent meer gemotiveerd. Je kunt zelf je dag indelen, kan beter werk- privé zaken plannen (even tussendoor de kids naar sport brengen of aandacht geven) en krijgt meer gedaan wat ook voldoening geeft.
- Je bespaart kosten (als werkgever). Wanneer werknemers structureel één of meerder dagen thuiswerken heb je ook minder kantoorruimte nodig. Bovendien blijkt uit onderzoek dat werknemers minder vaak ziek zijn, althans zich minder vaak ziek melden, wanneer ze de mogelijkheid hebben om thuis te werken. Vanuit huis kan je best met een milde verkoudheid achter je laptop gaan zitten. Uiteraard moet je als werkgever wel investeren in een goede werkplek thuis voor je medewerkers.
- Goede bereikbaarheid. Door alle geavanceerde technieken en programma's waarmee je online kunt communiceren ben je super goed bereikbaar. Net alsof je op kantoor bent.
Nadelen van thuiswerken
Ik kan persoonlijk weinig nadelen bedenken behalve wellicht:
- Minder sociaal contact. Door thuis te werken zie je je collega's wellicht minder waardoor je je minder betrokken kunt voelen. Maar dat hoeft natuurlijk niet. Middels online vergader tools kan je elk moment even met beeld videobellen.
- Sneller afgeleid. Bijvoorbeeld omdat nu, ten tijde van de coronacrisis, je thuis zit met kinderen om je heen heen die ook aandacht willen (wat uiteraard heel begrijpelijk is). Maar mijn ervaringen zijn dat mensen juist meer gefocust zijn (onder normale omstandigheden).
Wat kan je doen als werkgever/leidinggevende om thuiswerken succesvol te maken?
Een aantal belangrijke knoppen waar jij als werkgever aan kunt draaien:
- Vertrouw je medewerkers. De reden waarom medewerkers (zelfs in coronacrisistijden) niet thuis mogen werken is omdat hun leidinggevenden dan het gevoel hebben de grip en controle te verliezen. Ik zou zeggen, laat je verrassen door de zelfsturing en het verantwoordelijkheidsgevoel van je medewerkers. Hopelijk zijn er nu al leidinggevenden die inmiddels anders denken over thuiswerken en vooral voordelen hebben opgemerkt.
- Zorg voor goede voorzieningen. Een thuiswerkplek die aan de Arbo-eisen voldoet, goede veilige verbindingen, goede ondersteunende programma's en tools. In een rap tempo is heel Nederland online aan het vergaderen/ online trainingen aan het geven.
- Geef zelf het goede voorbeeld. Net als bij kinderen. Als je zelf al niet het goede gedrag vertoont zullen je medewerkers ook minder geneigd of gestimuleerd worden dit wel te doen. Dus werk zelf ook één of twee dagen vanuit thuis.
- Laat medewerkers structureel thuiswerken. Dus niet sporadisch, maar laat medewerkers, indien mogelijk, elke week een dag of dagdeel thuiswerken. Niet alleen als het niet anders kan, bijvoorbeeld door de coronacrisis, maar ook daarna. Structureel.
19 tips om slim thuis te werken
Ok, in het meest gunstige geval zit je alleen thuis. Hoe ga je nou slim aan de slag? Meestal duurt het zo'n drie weken voordat nieuw gedrag is aangeleerd. Dus hou de volgende tips een aantal weken vol:
- Stel doelen en bepaal je prioriteiten. Er blijven altijd dingen te doen. Dus bekijk je doelen en bepaal elke dag wat heeft prioriteit. Bekijk hiervoor mijn blog over prioriteiten stellen.
- Zorg voor een opgeruimde werkplek. Een onrustige en overvolle werkplek zorgt voor meer onrust. Dus streef een nette werkplek na.
- Kies er 3. Leg de lat niet te hoog. Zeker nu niet, in tijden van crisis en je wellicht met je hoofd met hele andere zaken bezig bent of rond rennende kids thuis hebt. Zorg dat je drie taken kiest die je wilt doen die dag. Heb je tijd over, kies dan een volgende taak. Hou hierbij ook rekening met je dagritme. In de ochtend ben je meer alert dus kan je beter lastige taken oppakken.
- Focus je op 1 taak. Geef heel bewust aandacht aan één taak. Leg de grootste afleiding, je telefoon, weg.
- Werk in blokken van 25 minuten en hou dan even pauze. Veel langer kunnen mensen zich vaak toch ook niet concentreren. en het is een mooi moment om even koffie te halen, de benen te strekken, naar de wc te gaan. Je kids even aandacht te geven.
- Maak onderling afspraken. Werk je samen thuis en heb je kleine kinderen die aandacht willen, nu in coronatijd? Maak onderling afspraken. De een werkt de ochtend en de ander de middag. Of de een werkt het ene uur, de ander het volgende uur. Maar maak ook richting kinderen en collega's heldere afspraken. Als je werkt in blokken van 25 minuten (vorige tip) kan je afspreken met je kids dat ze zich ook 25 minuten gaan vermaken met iets (klei, tv, huiswerk).
- Communiceer Belangrijk om regelmatig contact te houden met je collega's. Je kunt bijvoorbeeld elke dag een dagstart houden waarbij iedereen even kort aangeeft waar hij mee bezig is. Luister goed, vraag door als zaken niet duidelijk zijn.
- Bescherm je werktijden. Als mensen weten dat je thuiswerkt krijg je meer uitnodigingen om even gezellig koffie te drinken. Of even een boodschap te halen. Bescherm je werktijd en stel grenzen.
- Plan structureel pauzes in. Zakelijk, na elke 25 minuten werken even een korte break en uiteraard ook voor de lunch. Maar plan ook privé leuke dingen in waardoor je weer oplaadt en energie krijgt.
- Begin op tijd Vaak ben je in de ochtend het meest productief (en is het wellicht nog lekker rustig in huis).
- Zorg voor een goede werkplek. Uiteraard is dat de taak van de werkgever om een arbo proof werkplek te verzorgen.
- Rond taken af. Het is heel fijn om zaken af te ronden en niet steeds maar een beetje te doen. Dat zijn dan van die dagen waarop je denk, wat heb ik in hemelsnaam vandaag gedaan. Dus rond af, vink af. Vandaar ook tip 3, kies maar 3 taken, leg de lat niet te hoog (maar je zult merken dat je veel efficiënter werkt thuis).
- Blok. Blok taken in je agenda zodat collega's dit ook zien. Zorg dat je niet continu gestoord kan worden.
- Elimineer mogelijke afleidingen. Probeer in een aparte ruimte te gaan zitten met de deur dicht. Ga offline, telefoon op still. Maak afspraken over hoe lang je bijvoorbeeld niet gestoord wilt worden.
- Beloon jezelf (en anderen). Heb je een taak afgerond? Super. Beloon jezelf met een lekkere kop koffie, ga even 5 minuten op social media kijken. En beloon ook je kinderen als ze zich goed aan de taken en afspraken hebben gehouden.
- Stop op tijd. Je werkt thuis al veel efficiënter en effectiever dus stop ook gewoon op tijd. En ga andere belangrijke dingen doen. Een leuke hobby, vrijwilligerswerk, wat tijd voor jezelf en je naasten.
- Bekijk 3-4 keer per dag je mail. Laat je niet leiden door je mail dus check deze maar een aantal keer per dag gedurende 15 minuten. Zet je mail verder zoveel mogelijk uit.
- Plan privé tijd in. Aangezien je thuiswerkt ben je vrijer in het slim inplannen van je uren. Dus ja, als je thuiswerkt en de kinderen vragen om aandacht. Geef even een half uurtje (of langer) oprechte aandacht. Werk wat langer door die dag of begin de dag daarna wat eerder.
- Bedenk van te voren wat je nodig hebt om je taken uit te voeren. Zorg dat je alle benodigde spullen hebt en toegang hebt tot applicaties en documenten.
Structureel slimmer werken? Niet door harder werken je doelen bereiken maar juist door slimmer met je tijd en taken om te gaan? Investeer in het IN CONTROL aanbod.
Wil je ook investeren in slimmer werken waaronder ook structureel thuiswerken valt? Een hele goede keuze. Inzicht in orde kan en wil jou (en je medewerkers) hier graag bij helpen met het IN CONTROL aanbod.
Wil je weten wat Inzicht in orde kan betekenen voor jou of jouw bedrijf? Neem dan contact op.
