Wil je snel bergen werk verzetten? Lees in dit artikel wat we verstaan onder efficiënt werken. Wat de voordelen en valkuilen zijn en pas de 20 slimme tips om efficiënter te werken meteen toe. Succes.

Efficiënt werken versus effectief werken

Efficiënt werken betekent doelmatig werken. Op zo’n manier werken dat het zo min mogelijk tijd, inspanning en middelen kost en de taak zo praktisch en zo goed mogelijk wordt uitgevoerd. Zoveel mogelijk taken goed afronden.

Efficiënt werken is wat anders dan effectief werken. Bij effectief werken wordt gekeken of de taak belangrijk is en in lijn ligt met je doelen. Effectief heeft dus betrekking op het eindresultaat en is doelgericht. De goede dingen doen. Het beste is uiteraard een combinatie van beiden. Dat versta ik onder slimmer werken ” efficiënt die dingen doen die écht resultaat opleveren”.

De voordelen van efficiënt werken

Efficiënt werken levert een aantal voordelen op. De belangrijkste zaken wat mij betreft:

 

  • Je bent op tijd klaar met je werk. Door slim te organiseren heb je in no time al die 200 mails of 20 offertes verwerkt en kan je dat lekker van je to do lijst afvinken.
  • Hogere productiviteit. Vaak, omdat je ook bepaalde routines creëert of werkzaamheden batcht, kan je veel meer werkt verzetten in minder tijd.
  • Tijdsbesparing. Efficiënt werken kan je veel tijd besparen door routinematig te werken, het automatiseren van taken. Hierdoor kan je nóg meer taken oppakken.

Valkuilen waardoor je toch niet zo efficiënt werkt

Er zijn een aantal valkuilen te benoemen als je je alleen maar richt op efficiënt werken.

  • Onnodig veel tijd en energie verspillen aan zaken die niet in lijn liggen met je doelen. Ja, dit ligt wel op de loer als je alleen maar gaat om de zaken zo snel mogelijk af te hebben. Want is het slimmer om je tijd te besteden aan het opstellen van 20 offertes of wellicht slimmer om een keuze te maken en om je tijd te besteden aan het opstellen van 8 offertes met een hoge winstmarge.
  • Gevaar voor een burn-out . Door een vaak hogere werkdruk (doordat je de taken zo snel mogelijk wilt uitvoeren) ontstaat het gevaar op een verzuim en een burn-out. 
  • Kans op fouten. Doordat men onder tijdsdruk staat of omdat er bijvoorbeeld geen tijd wordt genomen voor een goede overdracht of uitleg.
  • Geen tijd voor pauzes. Doordat alles zo snel mogelijk moet worden uitgevoerd is er vaak geen tijd om even na te denken, pauze te nemen. 

Probeer deze tips eens uit.

  1. Zorg voor één overzicht van al jouw taken. Dus geen lijsten op verschillende plekken, post its of aantekeningen overal. Door één overzicht te hebben kan je sneller taken oppakken en verwerken.
  2. Hou rekening met jouw eigen ritme. In de ochtend kan je wellicht meer geconcentreerd werken dan aan het begin van de middag. Hou daar rekening mee en start in de ochtend met lastige taken waar je meer bij na moet denken.
  3. Zeg vaker nee. Horen bepaalde taken niet tot jouw werkzaamheden? Geef het aan. Lees ook mijn blog over nee zeggen voor meer tips.
  4. Kies je taken voor de volgende dag.  Zorg dat je meteen door kunt de volgende dag. Dus bedenk aan het einde van de middag wat je de volgende dag op kunt pakken.
  5. Focus je op 1 taak. Geef heel bewust aandacht aan één taak. Leg de grootste afleiding, je telefoon, weg.
  6. Werk in blokken van 25 minuten en hou dan even pauze. Bekijk hiervoor ook de blog over de pomodoro techniek.
  7. Doe de lastigste klus eerst (en dan degene die daarna het lastigste is). Dat geeft zoveel rust de rest van de dag. Doe dit standaard elke keer. 
  8. Batch it, probeer soortgelijke klussen te verzamelen en daarna in één keer te verwerken. Dus telefoontjes na elkaar plegen, meldingen in systemen zetten, offertes maken.
  9. Werk een dag of dagdeel thuis of op een andere locatie. Dat werkt zo lekker efficiënt. Bekijk hiervoor ook mijn blog over thuiswerken.
  10. Zet alle afleidingen uit. Notificaties, telefoon etc. Bekijk hiervoor de blog over afleiding.
  11. Automatiseer veel voorkomende taken. Gebruik bijvoorbeeld sjablonen voor mailteksten die je vaak gebruikt.
  12. Plan blokken in je agenda in voor terugkomende werkzaamheden. Dan hoef je daar verder niet aan te denken en komen ze sowieso aan bod gedurende de week.
  13. Bekijk van te voren wat en wie je nodig hebt. Super onhandig als je tijdens je werkzaamheden steeds spullen overal vandaag moet halen of bepaalde informatie van iemand nog niet hebt.
  14. Start met een taak, niet met je mail. Veel mensen beginnen eerst met het lezen van hun mail. Begin gewoon eens met een taak en bekijk op vaste momenten nieuwe mails die zijn binnengekomen. Efficiënt omgaan met Outlook leer je in de cursus Outlook; de e learning Slimmer werken met Outlook die gecombineerd is met online coaching.
  15. Volg een training zoals een Outlook training of timemanagement training om uren per dag aan tijd te besparen. In de IN CONTROL e learning zitten beide onderdelen opgenomen.
  16. Vraag je collega’s hoe ze bepaalde taken uitvoeren als je ziet dar ze dit veel sneller doen dan jij. Vragen staat vrij en betekent niet dat je zwak bent. Juist slim.
  17. Probeer zo reëel mogelijk de tijd in te schatten hoe lang je ergens mee bezig bent. Collega’s en klanten hebben er niets aan als je een te korte doorlooptijd aangeeft en uiteindelijk niet klaar bent met de taak.
  18. Zorg voor een rustige omgeving zonder te veel afleidingen. Stapels papieren, mappen leiden af. Probeer een clean desk policy na te streven.
  19. Vergader zo min en zo kort mogelijk. Want vergaderingen zijn in principe al niet efficiënt en zeer tijdrovend. Probeer elke vergadering sowieso met 25% te verkorten.
  20. Goed is goed genoeg. Probeer niet perfect werk af te leveren. Vaak geldt de 80/20 regel. In 20% van de tijd bereik je wel 80% van het resultaat. Meestal is men dan al tevreden.

 

Structureel efficiënter werken? Niet door harder werken je doelen bereiken maar juist door slimmer met je tijd en taken om te gaan? Investeer in het IN CONTROL aanbod.

Wil je ook investeren in slimmer werken waaronder ook efficiënter werken valt? Een hele goede keuze. Inzicht in orde kan en wil jou (en je medewerkers) hier graag bij helpen met het IN CONTROL aanbod.
Hoe? Met bijvoorbeeld een incompany online training IN CONTROL (o.a. timemanagement, slim omgaan met Outlook) via het IN CONTROL e-learning programma met online coaching. Of wellicht wil je alleen je Outlook skills verbeteren met de cursus Outlook “Slimmer werken met Outlook”.

Wil je weten wat Inzicht in orde kan betekenen voor jou of jouw bedrijf? Neem dan contact op.

IN CONTROL aanbod