Als iets kostbaar is, is het tijd. Elke seconde komt nooit meer terug dus slim omgaan met je tijd is heel belangrijk. Sterker nog, als je heel bewust deze vaardigheid gaat toepassen, levert je dat heel wat winst op. En jou niet alleen. Wat is timemanagement, hoe het voor meer winst kan zorgen én 10 slimme quick wins om meteen te implementeren lees je in dit blog.
Wat is timemanagement? Toen en nu.
In de loop der tijd is de betekenis van timemanagement verandert. Vroeger lag de focus op “meer doen in minder tijd”. Hoe kan je zoveel mogelijk werkzaamheden verrichten in zo min mogelijk tijd. Je zou er stress van krijgen…
Tegenwoordig ligt de focus op “het doen van de juiste dingen”. Want je kunt nog zoveel in weinig tijd doen. Als het niet zinvol is de taken überhaupt te doen, wat heb je er dan aan dat je ze super handig uitvoert?
Ik omschrijf timemanagement liever als volgt: De juiste dingen doen, maar dan slim. Waarbij “de juiste dingen doen” slaat op taken doen die in lijn liggen met jouw doelen. En het “maar dan slim” op het heel handig en snel uitvoeren van deze taken.
Timemanagement gaat dus over effectief én efficiënt; in die volgorde!
Vaak worden de termen effectief en efficiënt door elkaar gebruikt.
Efficiëntie is het bereiken van een doel met gebruik van zo weinig mogelijk middelen. Deze middelen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op tijd, inspanning arbeidsuren, grondstoffen of geld. Effectiviteit geeft aan dat het doel van een activiteit gerealiseerd wordt. (bron Wikipedia).
Effectief werken (timemanagement) gaat dus over de goede dingen doen (het halen van je doelen) terwijl efficiënt werken gaat over de dingen goed en op een handige manier doen.” En die twee samen, waar mogelijk gecombineerd, levert je de winst op.
Timemanagement; dé vaardigheid voor meer winst. Voor jou én je stakeholders
Niet alleen jij maar ook jouw stakeholders profiteren ervan wanneer jij je meer gaat richten op timemanagement . Een stakeholder is overigens een persoon of organisatie die invloed ondervindt (positief of negatief) of zelf invloed kan uitoefenen op een specifieke organisatie, een overheidsbesluit, een nieuw product of een project.(bron wikipedia). Wanneer jij je op de juiste zaken gaat richten, de juiste projecten, producten en klanten en dit slim gaat aanpakken kan het niet anders dat iedereen in jouw omgeving dit gaat merken.
Dubbele winst voor jezelf, in tijd en voor je gezondheid
Op het moment dat je zelf aan de slag gaat met timemanagement krijg je meer overzicht en structuur. Meer focus, rust, minder werkdruk en bespaart uren aan tijd (en dus geld). Dubbele winst dus, je houdt tijd over die je weer kunt investeren in marketing en acquisitie en je hebt minder last van werkstress. Eén uur tijdsbesparing per dag levert je al gauw €12.000 euro op in geld per jaar. Per medewerker!
Winst voor je bedrijf, je medewerkers, je klanten, leveranciers en andere stakeholders
Op het moment dat jij heldere keuzes maakt zal dit ook invloed hebben op de onderliggende lagen van het bedrijf. Medewerkers kunnen zich ook beter richten op de juiste werkzaamheden omdat de doelen helder zijn en er keuzes zijn gemaakt.
Doordat jijzelf ook meer overzicht hebt, reageer je ook sneller op vragen, en kan je de medewerkers ook beter sturen op welke werkzaamheden wel of geen prioriteit hebben. Al die tijd die je vervolgens zelf maar ook via je medewerkers bespaart kan je weer steken in andere zaken. Bijvoorbeeld nieuwe klanten werven, je huidige klanten meer aandacht geven, uitbreiden naar het buitenland waardoor de omzet en mogelijke winst van je bedrijf alleen maar groter wordt.
Doordat je medewerkers ook aan timemanagement gaan doen zullen zij ook productiever werken én, nog belangrijker, geen werkdruk ervaren waardoor de kans op verzuim kleiner wordt. En daar zit vooral de winst! Want waarschijnlijk weet je wel wat de kosten van een dagje verzuim zijn… (€250 per dag. Jaartje burn-out zo’n €60.000)
Je klanten en leveranciers gaan natuurlijk ook merken dat er dingen aan het veranderen zijn intern. Ze worden op tijd teruggebeld, gemaild, geïnformeerd over de status. Tevreden klanten blijven, sterker nog, ze gaan je aanbevelen. En een goede relatie met je leveranciers (je betaalt altijd op tijd, informeert ze tijdig bij wijzigingen) zorgt er vaak voor dat ze zelf ook beter hun afspraken nakomen. Je wordt beïnvloed door de omgeving waarin je je verkeerd. Maar wellicht ga je je eigen klanten en leveranciers ook zelf een beetje opvoeden. Want als je zelf slimmer gaat werken, wil je dat eigenlijk ook terugzien bij jouw belangrijke stakeholders, toch?
Uiteraard zijn er per bedrijf verschillende stakeholders te benoemen. Kijk vooral wie jouw stakeholders zijn, wat voor hun belangrijk is en hoe je dit kunt beïnvloeden binnen jouw eigen taken, werkzaamheden en processen. Verras ze positief.
10 quick wins
Welke quick wins kan je op korte termijn realiseren als je het hebt over timemanagement? Uiteraard zijn er heel veel zaken die je kunt implementeren, maar het moet wel behapbaar blijven. Dus bekijk onderstaande quick wins en kies er een aantal uit om gelijk te implementeren.
1. Stel doelen op voor de korte en lange termijn
Ok, hier moet je wel even voor gaan zitten als je ze nog niet hebt. Bedenk waar je wilt zijn over 1 jaar en over 5 jaar. Wat moet je daarvoor doen en welke activiteiten liggen niet hiermee in lijn? Ga keuzes maken. Dat scheelt je zeeën aan tijd en stress.
2. Plan
Weet je waar je heen wilt? Maak de onderliggende activiteiten concreet en plan ze in.
Zo weet je zeker dat je er tijd en aandacht aan gaat besteden en hou je meer focus.
3. Heb inzicht in je taken en werkzaamheden
Maak een overzicht van de taken en werkzaamheden waar jij je zoal mee bezig houdt. Wat kost je veel tijd? Kan dat bijvoorbeeld slimmer. Liggen alle activiteiten in lijn met je doelen die je nastreeft?
4. Delegeer
In lijn met bovenstaande. Welke activiteiten kan je delegeren? Waar ben je bijvoorbeeld zelf te duur voor. Bekijk hiervoor ook mijn blog “Voor jou! Een blog over delegeren”
5. Zeg nee, maak keuzes
Ook in lijn met bovenstaande. Met het stellen van doelen maak je ook keuzes. Wat ga je nog wel doen en wat niet. Nee zeggen is een hele belangrijke vaardigheid om te leren. Voor jezelf en je medewerkers. Bekijk hiervoor ook mijn blog “Nee zeggen; werkstress en een burn-out voorkomen met deze gezonde optie”
6. Laat je niet afleiden, focus
Heel belangrijk. Maar ga zelf ook niet anderen afleiden, kijk even in de spiegel naar jouw eigen gedrag. Bekijk hiervoor ook de blog “Mono rijden – Mono werken; een blog over focussen”
7. Communiceer
Communiceer helder en tijdig. Vaak een dingetje binnen organisaties. Als er ergens tijd, geld en frustraties bespaard kunnen worden is het wel aan slim en helder communiceren. Goed luisteren naar elkaar, naar de klant. Tijdig reageren op vragen via de mail. Een goede emailetiquette. Geen ellelange vergaderingen beleggen.
8. Bereid je voor
Het spreekwoord “Een goede voorbereiding is het halve werk” is niet zomaar uit de lucht gevallen. Vaak willen mensen te snel waardoor niet duidelijk is wat het doel is en er allerlei onnodige tijd en energie verspilt wordt. Dus bereid je voor. Op alles. Als iets niet duidelijk is vraag wie, wat, waar, wanneer en hoe.
9. Neem pauzes
Heel belangrijk om je rust te nemen en zeker geen pauzes over te slaan. Zorg voor rustmomenten, neem pauze, stimuleer ook het nemen van rust en pauze als je ziet dat iemand zichzelf geen rust gunt (verplicht pauzes wellicht) of zorg voor mogelijkheden op het werk om te ontspannen (fitness ruimte, yoga of mindfulness op het werk, stoelmassages).
10. Maak af
Heel belangrijk, ook voor meer rust in je hoofd, het afronden van taken. Probeer de lat niet te hoog te leggen per dag en focus op een paar taken die je afrond. Niets is zo frustrerend dan dat je na een dag werken het gevoel hebt dat je niets hebt gedaan omdat je met 100 dingen tegelijk bezig was.
Investeer ook in timemanagement. Dé meest winstgevende vaardigheid.
Wil je ook meer doen met timemanagement? Een hele slimme keuze. Inzicht in orde kan jou (en je medewerkers ) daarbij helpen.
Hoe? Met bijvoorbeeld een IN CONTROL incompany training of via het IN CONTROL programma.
Binnen het IN CONTROL online programma is een hele module gericht op het slimmer omgaan met je tijd (en uiteindelijk geld). De module SAFE TIME AND MONEY bevat maar liefst 39 video’s en bijbehorende checklists en opdrachten.
Wil je weten wat Inzicht in orde kan betekenen voor jouw bedrijf? Neem contact met mij op voor een vrijblijvende strategiesessie.
