Uitstelgedrag. Wie kent het niet? Tot op het laatste moment wachten met het uitstellen van een taak. Af en toe hebben we er allemaal waarschijnlijk wel eens last van. Maar op het moment dat het structureel aan de orde is en het ook ten koste gaat van je gezondheid of je werk, is het verstandig hier wat aan te veranderen.
In deze blog meer over de oorzaken, feiten, cijfers, aspecten waar uitstelgedrag van invloed op is, voordelen en nadelen van uitstelgedrag en uiteraard slimme tips om het aan te pakken.
Wat is uitstelgedrag?
Volgens wikipedia is uitstelgedrag:
Het uitstellen van taken die men eigenlijk wil of moet doen en waarbij men weet dat het uitstel waarschijnlijk niet goed is en tot moeilijkheden of extra stress zal leiden. Daarom wordt dit soms ook irrationeel uitstel genoemd.
Een andere bekende term hiervoor is procrastinatie. Voor studenten, waarbij uitstelgedrag een veelvoorkomend probleem is, is er zelfs een aparte term voor, studie-ontwijkend gedrag.
De feiten en cijfers liegen er niet om
Ongeveer 95% van de mensen vertoont soms uitstelgedrag volgens een onderzoek uit 2007 van Steel. 20 % structureel, ook wel chronisch uitstelgedrag genoemd en ervaart dit als een probleem. Onder studenten ligt dit percentage ook hoog, zo'n 25%.
Je begint pas op het laatste moment aan een taak, een plan, het brengen van een negatieve boodschap of stelt verplichtingen uit. Zelfs als je dringend wat af moet maken doe je wellicht nog andere dingen. Of je doet het helemaal niet.
Onderzoek heeft aangetoond dat, wanneer mensen zichzelf belonen voor het afronden van taken, minder geneigd zijn om taken uit te stellen. Dus beloon jezelf!
Oorzaken uitstelgedrag
Er zijn diverse oorzaken die kunnen leiden tot uitstelgedrag. Mensen vinden het moeilijk om zich te concentreren of hebben weinig of geen motivatie of zelfdiscipline.
Ook kunnen mensen bang zijn te falen, denken dat ze niet capabel zijn of zijn perfectionistisch waardoor het werk eigenlijk nooit af is. En uiteraard is het hebben van teveel taken ook een belangrijke reden. Mensen raken verlamd en weten niet met welke taak te beginnen.
Het kost meer dan je denkt
Je realiseert het je waarschijnlijk niet of in mindere mate, maar uitstelgedrag kost je meer dan je denkt. Niet alleen financieel maar ook emotioneel en mentaal kan dit langdurige negatieve effecten tot gevolg hebben. Het raakt o.a. de volgende gebieden:
- Tijd en geld. Op het moment dat je zaken uitstelt kost het je ongemerkt meer tijd om uiteindelijk uit te voeren. Omdat je ermee begint en dan weer stopt, of er in je hoofd de hele tijd toch mee bezig bent. Hoezo kan het je geld kosten? Naast de tijd die het extra kost (tijd is geld) door bijvoorbeeld het niet op tijd indienden van je belastingaangifte (waardoor je een boete krijgt), het te laat betalen van een boete (waardoor je extra kosten moet betalen). Het te laat indienen van een aanvraag voor subsidie (waardoor je hem misloopt) of andere kostbare kansen misloopt.
- Je werk/ professionaliteit. Je maakt jezelf niet populair door steeds zaken uit te stellen. Collega's en klanten gaan nabellen, informeren en het komt niet professioneel over. Het werkt ook vaak verlammend en geeft je een gevoel van ontevredenheid.
- Je gezondheid. Uitstelgedrag kan je ontzettend veel stress en gevoel van angst geven. Het kan leiden tot slaapproblemen, depressie en ongezonde gewoonten. Zoals het uitstellen van bijvoorbeeld een bezoek aan de (bedrijfs) arts, tandarts, fysio, de sportschool en slechte voedingskeuzen.
- Relaties, vrienden en familie. Net als bij het werk zijn er ook privé de nodige zaken die je wellicht uitstelt en die effect hebben op je omgeving. Te boek staan als diegene die altijd 101 dingen beloofd maar niets waarmaakt bijvoorbeeld.
- Geluk. Je kan je minder gelukkig voelen door de stress maar ook door schuldgevoelens. Doordat je steeds excuses verzint terwijl je beter weet.
De voordelen van procrastinatie
Eigenlijk zijn er weinig voordelen te benoemen maar hier volgen er toch een aantal. Het weegt niet op tegen alle nadelen om er iets aan te gaan doen:
- Je wordt creatiever. Omdat je tot het laatste moment wacht ontstaat er een bepaalde druk die kan helpen om met creatieve oplossingen te komen.
- Je kunt je beter focussen. Sommige mensen kunnen zich beter focussen naarmate een deadline in zicht komt. Dit kan ervoor zorgen dat je de taak beter afrond in een kortere periode dan wanneer je het had uitgesmeerd over een langere periode
- Je gaat beter om met afleidingen. Doordat je weet dat je weinig tijd hebt om je taak af te ronden vermijd je wellicht afleidingen bewust om je zo te focussen op het voltooien van je taak.
Nadelen van het uitstellen van zaken
Er zijn uiteraard meer nadelen te noemen dan voordelen van uitstelgedrag. Buiten de bovengenoemde zaken bij "Uitstelgedrag kost meer dan je denk" kan je denken aan:
- Je bent minder zichtbaar. Als je steeds zaken uitstelt heb je minder kansen om zichtbaar te zijn binnen je organisatie en kan je minder impact maken op mensen;
- Het schaadt je imago/ de kwaliteit van je werk is slecht. Als je afspraken maakt en je komt ze niet na... of te laat (mist deadlines).. of steeds net op tijd. Of je raffelt je werk af omdat je het op het allerlaatste moment doet. Of je maakt fouten omdat je ook geen tijd hebt om het nog een keer door te lezen of je werkt te verbeteren;
- Het geeft je een schuldgevoel en stress. Als je lange dagen maakt om alsnog die deadline te halen of het gevoel van overweldiging krijgt omdat je voor je gevoel in weinig tijd alles af moet hebben;
- Het kan een negatief effect hebben op je gezondheid. Gevoelens van angst, slapeloosheid en zelfs een depressie liggen op de loer. Je hebt het gevoel dat je niet genoeg bereikt;
- Je werkt minder effectief en efficiënt. Uitstelgedrag werkt vaak verlammend. Je bent minder productief dan je eigenlijk zou kunnen zijn.
Wat kan je doen als werkgever/leidinggevende om uitstelgedrag tegen te gaan?
Een aantal belangrijke knoppen waar jij als werkgever aan kunt draaien:
- Zorg voor duidelijke communicatie. Het moet duidelijk zijn wat je vraagt van je medewerkers. Wat zijn de verwachtingen, stel prioriteiten, wat zijn de deadlines. Als je antwoord kan geven op de vragen: wie, wat, waar, wanneer hoe en waarom ben je al een heel eind;
- Zorg voor haalbare tussendoelen en realistische deadlines. Grote projecten worden een stuk behapbaarder op het moment als ze worden opgesplitst in kleinere haalbare tussendoelen. En zorg dat medewerkers genoeg tijd hebben om de taken ook daadwerkelijk uit te voeren;
- Beloon je medewerkers. Als je weet dat ze een lastig project hebben opgepakt of een tussendoel hebben bereikt.
- Wees geïnteresseerd. Het werkt niet motiverend als je als werknemer toch aan de slag gaat met die lastige taak en je het gevoel hebt dat het voor niemand belangrijk is.
- Bespreek problemen. Heeft een medewerker last van uitstelgedrag, bespreek dit en biedt ondersteuning aan. Bijvoorbeeld in de vorm van een training of stel een plan op om het uitstelgedrag aan te pakken;
- Laat medewerkers vooral die taken doen waar ze goed in zijn en die uitdagend voor ze zijn.
Om je even af te leiden.... deze supergrappige Ted Talk, al wat ouder uit 2016, maar wellicht herkenbaar als je snel bent afgeleid. Over het instant-bevredigingsaapje, the dark playground en the panic monster.
11 tips om om te gaan met uitstelgedrag
Meestal duurt het zo'n drie weken voordat nieuw gedrag is aangeleerd. Dus hou de volgende tips een aantal weken vol:
- Denk na welke taken jij vaak uitstelt en waarom. Bewustwording is stap 1. Heeft het met angst te maken? Met een gebrek aan zelfdiscipline? Het beschermen van je ego? Als je weet waar jouw uitstelgedrag mee te maken heeft kan je daar beter op inspelen. Ga voor jezelf eens na welke zaken je afgelopen week hebt uitgesteld. Wellicht zie je een patroon.
- Stel doelen, visualiseer ze en deel ze op in kleinere doelen. Waar doe je het voor? Als je iets moet doen waar je tegenop ziet. probeer dan het eindresultaat voor ogen te houden. Wat zijn de voordelen zodra je deze taak hebt afgerond. Motiveer jezelf met positieve woorden.
- Focus je op één taak en vermijd afleidingen. Als je steeds wordt afgeleid is de kans groter dat je zaken niet gaat oppakken. Probeer ook steeds één taak op te pakken en je niet te laten verleiden om andere zaken te doen. Schakel je notificaties uit en social media en zoek een rustige plek om je taken uit te voeren.
- Zorg voor overzicht een planning en weet wat je moet doen. Je hebt wellicht zoveel te doen dat je volledig lam slaat en en weinig uit je handen komt. In je hoofd lijkt het vaak meer en groter dan het in werkelijk is. Dus maak een overzicht van al je taken en projecten met realistische deadlines. Zorg er ook voor dat het je duidelijk is wat precies van je wordt verwacht.
- Probeer minder perfectionistisch te zijn. Angst door iets op te leveren wat niet perfect is. Mensen die perfectionistisch zijn leggen vaak de lat heel hoog voor zichzelf. Probeer te denken " goed is goed genoeg". Relativeer. Wees niet te streng voor jezelf.
- Maak taken af en beloon jezelf. Deze tip ligt in lijn met tip 3. Probeer af te maken waar je aan begonnen bent en spreek ook met jezelf een beloning af. Als ik het eerste deel van het voorstel klaar heb mag ik .....
- Begin met een paar minuten. Probeer een lastige taak eerst 3 minuten op te pakken. Vaak valt het uiteindelijk wel mee en ga je vanzelf door.
- Geloof in jezelf, do not fear. Wellicht heb je last van angst. Ben je bang voor kritiek, heb je angst om te falen, angst voor een bepaalde verantwoordelijkheid, voor afwijzing. Geloof in je jezelf en denk "wat is het ergste wat zou kunnen gebeuren?" Vaak valt dat best mee.
- Begin structureel met de lastigste taak. Als je hier eenmaal een gewoonte van maakt gaat het je leven veranderen. Combineer deze tip met tip 7.
- Stel jezelf uitdagende deadlines . Vaak zijn er deadlines waar je naartoe kan werken. Zijn die er niet dan is de kans groot dat je taken uiteindelijk veel meer tijd, energie en stress kosten dan nodig is. Dus creëer ze dan zelf. Maak ze uitdagend maar uiteraard wel haalbaar.
- Bereid je voor en bedenk van te voren wat je nodig hebt om je taak uit te voeren. Maak mogelijke obstakels concreet. Zorg dat je alle benodigde spullen hebt en toegang hebt tot applicaties en documenten. Dan zijn dat in ieder geval geen redenen om af te haken.
Niet alleen uitstelgedrag de baas zijn maar gewoon structureel slimmer werken? Investeer in het IN CONTROL aanbod.
Wil je ook investeren in slimmer werken en tools krijgen waaronder je minder uitstelgedrag vertoont, de werkdruk kan verlagen en werkstress kan voorkomen? Een hele goede keuze. Inzicht in orde kan en wil jou (en je medewerkers) hier graag bij helpen met de IN CONTROL oplossingen.
Hoe? Met bijvoorbeeld het IN CONTROL programma (gemiddelde waardering 8,5). Dit is een E-learning in combinatie met 1 op 1 begeleiding waarin deelnemers tools voor het leven krijgen om slimmer, met meer rust en minder stress en in minder tijd, hun doelen te bereiken. Het programma bestaat uit 8 modules waaronder een module over timemanagement, een module over slimmer werken met Outlook en Teams en een module over slimmer nee zeggen.
Het IN CONTROL aanbod wordt o.a. aanboden bij:
Wat kan Inzicht in orde betekenen voor jou of jouw bedrijf? Neem contact op voor de mogelijkheden.
Ano Niempje
op 15 Feb 2024