Uitstelgedrag. Wie kent het niet? Af en toe hebben we er allemaal waarschijnlijk wel eens last van. Maar op het moment dat het structureel aan de orde is en het ook ten koste gaat van je gezondheid, is het verstandig hier wat aan te veranderen.
In deze blog meer feiten, cijfers, aspecten waar uitstelgedrag van invloed op is en uiteraard slimme tips om het aan te pakken.
Wat is uitstelgedrag?
Volgens wikipedia is uitstelgedrag:
Het uitstellen van taken die men eigenlijk wil of moet doen en waarbij men weet dat het uitstel waarschijnlijk niet goed is en tot moeilijkheden of extra stress zal leiden. Daarom wordt dit soms ook irrationeel uitstel genoemd.
Een andere bekende term hiervoor is procrastinatie. Voor studenten is er zelfs een aparte term voor, studie-ontwijkend gedrag (hoe zou dat nou komen).
De feiten en cijfers liegen er niet om
Ongeveer 95% van de mensen vertoont soms uitstelgedrag. 15-20 % structureel en ervaart dit als een probleem. Onder studenten ligt dit percentage vele malen hoger, zo’n 50%.
Je begint pas op het laatste moment aan een taak, een plan, het brengen van een negatieve boodschap of stelt verplichtingen uit. Zelfs als je dringend wat af moet maken doe je wellicht nog andere dingen.
Uitstelgedrag kost meer dan je denkt
Je realiseert het je waarschijnlijk niet of in mindere mate, maar uitstelgedrag kost je meer dan je denkt. Het raakt o.a. de volgende gebieden:
- Tijd en geld. Op het moment dat je zaken uitstelt kost het je ongemerkt meer tijd om uiteindelijk uit te voeren. Omdat je ermee begint en dan weer stopt, of er in je hoofd de hele tijd toch mee bezig bent. Hoezo kan het je geld kosten? Naast de tijd die het extra kost (tijd is geld) door bijvoorbeeld het niet op tijd indienden van je belastingaangifte (waardoor je een boete krijgt), het te laat betalen van een boete (waardoor je extra kosten moet betalen). Het te laat indienen van een aanvraag voor subsidie (waardoor je hem misloopt).
- Je werk/ professionaliteit. Je maakt jezelf niet populair door steeds zaken uit te stellen. Collega’s en klanten gaan nabellen, informeren en het komt niet professioneel over. Het werkt ook vaak verlammend.
- Je gezondheid. Uitstelgedrag kan je ontzettend veel stress geven. Maar denk ook aan het uitstellen van bijvoorbeeld een bezoek aan de (bedrijfs) arts, tandarts, fysio, de sportschool.
- Relaties, vrienden en familie. Net als bij het werk zijn er ook privé de nodige zaken die je wellicht uitstelt en die effect hebben op je omgeving. Te boek staan als diegene die altijd 101 dingen beloofd maar niets waarmaakt bijvoorbeeld.
- Geluk. Je kan je minder gelukkig voelen door de stress maar ook door schuldgevoelens. Doordat je steeds excuses verzint terwijl je beter weet.
De voordelen van uitstelgedrag
Eigenlijk zijn er weinig voordelen te benoemen. Tja, je hebt op de korte termijn waarschijnlijk meer tijd voor andere taken. Het weegt niet op tegen alle nadelen om er iets aan te gaan doen.
Nadelen van het uitstellen van zaken
Er zijn uiteraard meer nadelen te noemen dan voordelen van uitstelgedrag. Buiten de bovengenoemde zaken bij “Uitstelgedrag kost meer dan je denk” kan je denken aan:
- Je bent minder zichtbaar. Als je steeds zaken uitstelt heb je minder kansen om zichtbaar te zijn binnen je organisatie en kan je minder impact maken op mensen.
- Het schaadt je imago. Als je afspraken maakt en je komt ze niet na… of te laat.. of steeds net op tijd.
- Het geeft je een schuldgevoel en stress. Als je lange dagen maakt om alsnog die deadline te halen.
- Het kan een negatief effect hebben op je gezondheid. Gevoelens van angst, slapeloosheid en zelfs een depressie liggen op de loer.
- Je werkt minder effectief en efficiënt. Uitstelgedrag werkt vaak verlammend.
Wat kan je doen als werkgever/leidinggevende om uitstelgedrag tegen te gaan?
Een aantal belangrijke knoppen waar jij als werkgever aan kunt draaien:
- Zorg voor haalbare tussendoelen en deadlines. Grote projecten worden een stuk behapbaarder op het moment als ze worden opgesplitst in kleinere haalbare tussendoelen.
- Beloon je medewerkers. Als je weet dat ze een lastig project hebben opgepakt of een tussendoel hebben bereikt.
- Wees geïnteresseerd. Het werkt niet motiverend als je als werknemer toch aan de slag gaat met die lastige taak en je het gevoel hebt dat het voor niemand belangrijk is.
- Laat medewerkers vooral die taken doen waar ze goed in zijn en die uitdagend voor ze zijn.
Om je even af te leiden…. deze supergrappige Ted Talk, al wat ouder uit 2016, maar wellicht herkenbaar als je snel bent afgeleid. Over het instant-bevredigingsaapje, the dark playground en the panic monster.
11 tips om om te gaan met uitstelgedrag
Meestal duurt het zo’n drie weken voordat nieuw gedrag is aangeleerd. Dus hou de volgende tips een aantal weken vol:
- Denk na welke taken jij vaak uitstelt en waarom. Bewustwording is stap 1. Heeft het met angst te maken? Met een gebrek aan zelfdiscipline? Het beschermen van je ego? Als je weet waar jouw uitstelgedrag mee te maken heeft kan je daar beter op inspelen. Ga voor jezelf eens na welke zaken je afgelopen week hebt uitgesteld. Wellicht zie je een patroon.
- Stel doelen, visualiseer ze en deel ze op in kleinere doelen. Waar doe je het voor? Als je iets moet doen waar je tegenop ziet. probeer dan het eindresultaat voor ogen te houden. Wat zijn de voordelen zodra je deze taak hebt afgerond.
- Focus je op één taak en vermijd afleidingen. Als je steeds wordt afgeleid is de kans groter dat je zaken niet gaat oppakken. Probeer ook steeds één taak op te pakken en je niet te laten verleiden om andere zaken te doen.
- Zorg voor overzicht en weet wat je moet doen. Je hebt wellicht zoveel te doen dat je volledig lam slaat en en weinig uit je handen komt. In je hoofd lijkt het vaak meer en groter dan het in werkelijk is. Dus maak een overzicht van al je taken en projecten. Zorg er ook voor dat het je duidelijk is wat precies van je wordt verwacht.
- Probeer minder perfectionistisch te zijn. Angst door iets op te leveren wat niet perfect is. Mensen die perfectionistisch zijn leggen vaak de lat heel hoog voor zichzelf. Probeer te denken ” goed is goed genoeg”. Relativeer.
- Maak taken af en beloon jezelf. Deze tip ligt in lijn met tip 3. Probeer af te maken waar je aan begonnen bent en spreek ook met jezelf een beloning af. Als ik het eerste deel van het voorstel klaar heb mag ik …..
- Begin met een paar minuten. Probeer een lastige taak eerst 3 minuten op te pakken. Vaak valt het uiteindelijk wel mee en ga je vanzelf door.
- Geloof in jezelf, do not fear. Wellicht heb je last van angst. Ben je bang voor kritiek, heb je angst om te falen, angst voor een bepaalde verantwoordelijkheid, voor afwijzing. Geloof in je jezelf en denk “wat is het ergste wat zou kunnen gebeuren?” Vaak valt dat best mee.
- Begin structureel met de lastigste taak. Als je hier eenmaal een gewoonte van maakt gaat het je leven veranderen. Combineer deze tip met tip 7.
- Stel jezelf uitdagende deadlines . Vaak zijn er deadlines waar je naartoe kan werken. Zijn die er niet dan is de kans groot dat je taken uiteindelijk veel meer tijd, energie en stress kosten dan nodig is. Dus creëer ze dan zelf. Maak ze uitdagend maar uiteraard wel haalbaar.
- Bereid je voor en bedenk van te voren wat je nodig hebt om je taak uit te voeren. Maak mogelijke obstakels concreet. Zorg dat je alle benodigde spullen hebt en toegang hebt tot applicaties en documenten. Dan zijn dat in ieder geval geen redenen om af te haken.
Niet alleen uitstelgedrag de baas zijn maar gewoon structureel slimmer werken? Investeer in het IN CONTROL aanbod.
Wil je ook investeren in slimmer werken waaronder ook slim omgaan met uitstelgedrag valt? Een hele goede keuze. Inzicht in orde kan en wil jou (en je medewerkers) hier graag bij helpen met het IN CONTROL aanbod.
Hoe? Met bijvoorbeeld een incompany online training IN CONTROL (o.a. timemanagement, slim omgaan met Outlook) of via het IN CONTROL e-learning programma met online coaching.
Wil je weten wat Inzicht in orde kan betekenen voor jou of jouw bedrijf? Neem dan contact op.
