Wellicht is de term kaizen je al bekend. Het is Japans voor verbetering/ veranderen naar beter. Een aanpak waarbij productiviteit wordt verbeterd binnen bedrijven, tijd en geld worden bespaard en de klant- en medewerkerstevredenheid worden verbeterd. Welke ondernemer wil dat nou niet? De doelstellingen van Kaizen zijn: - het elimineren van verspillingen (dat zijn activiteiten die wel kosten toevoegen maar geen waarde) en - een cyclus van continue verbeteringen. Een andere definitie van kaizen is het "uiteenhalen en opnieuw in elkaar steken op een betere manier” wat je kunt toepassen op bepaalde processen, systemen, diensten of producten. En daarom zo interessant voor jou als ondernemer! Gebruik je nog niet de Kaizen methode binnen jouw bedrijf? Lees deze blog en begin met proces optimalisatie.
IEDEREEN KAN KAIZEN
Het handige van de Kaizen methode is dat iedereen het kan. Jij als ondernemer, maar ook voor je medewerkers kan het een dagelijkse activiteit worden. Dat is ook eigenlijk de bedoeling, dat het een onderdeel wordt van je dagelijkse werkzaamheden. Kaizen is een manier om continu te verbeteren en het handige is dat je gewoon kunt beginnen (nu..) met hele kleine stapjes. Waar zijn er verbeteringen te bespeuren? Je kan wellicht een bepaald proces verbeteren. Een proces binnen je bedrijf wat niet optimaal verloopt, bijvoorbeeld het informeren van de klant over de status van zijn of haar belastingaangifte of een andere lopende dienst. Een slimme stap is om eens rond de tafel te gaan zitten met je medewerkers. Zij houden zich per slot van rekening hier dagelijks mee bezig. Welke ideeën ter verbetering hebben zij? Let wel, sta open voor de ideeën van je medewerkers en beloon ze voor een goed idee. Als je meteen de ideeën afbrandt zullen ze niet gemotiveerd zijn om mee te blijven denken.
KAIZEN IN DE PRAKTIJK, EEN VOORBEELD OM TE STARTEN
Stel je voor, je bent accountant of werkzaam op een administratiekantoor. En je klanten klagen dat ze niet (tijdig) worden geïnformeerd over de status van hun aangifte. Wat resulteert in een toename van mailtjes en telefoontjes waarin men informeert naar deze status en een stukje ergernis bij je klant opbouwt. Kijk eens door de ogen van de klant naar je eigen bedrijf. Als jij klant van jezelf zou zijn, wanneer zou jij geïnformeerd willen worden? Wat is de ideale situatie? Vaak is het zo dat klanten willen weten waar ze aan toe zijn. Het probleem hoeft nog niet eens te zijn opgelost, of in dit geval, de aangifte te zijn ingediend. Misschien is een systeem waarin de klant zijn status zelf kan volgen handig of informeer je je klanten elke twee weken wat de status is. Hoe dan ook. Bekijk je huidige processen eens kritisch. Wat is ballast, wat kan beter, (kunnen zaken worden samengevoegd, in een eerder stadium worden uitgezet etc.) en welke kleine stappen ter verbetering zijn er mogelijk? Vraag jezelf steeds af, wat is de eerstvolgende kleine stap die ik kan zetten (wellicht een vergadering inplannen om met je medewerkers om de tafel te gaan zitten).
BEGIN OOK MET DE KAIZEN METHODE; EEN MANIER OM SLIMMER TE WERKEN
De kaizen methode helpt je om continu processen te standaardiseren, te verbeteren en te optimaliseren. Een manier om niet harder te werken maar slim te kijken naar elke stap binnen het proces. Hierbij stil te staan, waarom doen we dit? Is dit de beste manier of kunnen we een andere manier proberen. Want ook dat, het testen van een alternatief, is belangrijk. En fouten mogen gemaakt worden (liever niet uiteraard). Begin vanaf nu. Begin klein. Introduceer het idee van de week/ maand. Kies (samen met je medewerkers) één proces, dienst of product die je zou willen optimaliseren. Hoe wil je dat het proces er in de ideale situatie uit zou zien? Uit welke stappen bestaat het proces? Welke fouten worden nu gemaakt? Probeer steeds een kleine verbetering door te voeren. Succes! Mocht je hulp nodig hebben, help ik je graag!
