Werkdruk. Net de Thalys maar met vertraging. Voorkom stilstand; 24 tips

Eva Rietbroek
15 oktober 2019

Werkdruk. Nog steeds een heel hot onderwerp helaas. Want ongeveer één op de drie medewerkers heeft hier last van. Wat is het, wat zijn beroepen met de meeste en minste werkdruk? Signalen hoe je een te hoge werkdruk herkent, hoe je het kunt meten en wat de gevolgen kunnen zijn vind je hier. Maar ook wat je ermee moet als werkgever (ja, er zijn regels) en hoe je werkdruk kunt voorkomen lees je in deze uitgebreide blog. Met wat leuke paralellen naar de Thalys. 

via GIPHY


Inhoudsopgave

  1. Wat is werkdruk?
  2. Werkdruk Nederland
  3. Voorkomen is beter dan genezen
  4. Welke verplichtingen zijn er voor werkgevers
  5. Signalen hogere werkdruk; herken ze op tijd!
  6. Meten is weten!
  7. Je werkdruk verminderen op 24 manieren
  8. Investeer in het verlagen van de werkdruk

Wat is werkdruk?

Je gaat maar door. Bent niet te stoppen (net de Thalys). Neemt even snel een broodje achter je computer en 's avond zit je er nog. Je neemt steeds meer taken op je en komt steeds meer in de problemen. Krijgt je eigen werk niet af, gaat wellicht wat fouten maken en neemt geen tijd voor jezelf om even tot rust te komen.

Helaas is het geen onbekend fenomeen. Als je heel druk op je werk bent hoef je nog geen werkdruk te hebben. Sommige mensen vinden het juist prettig om te werken onder enige druk. Ze geven aan daardoor beter te presteren. Ze kunnen de werkbelasting goed aan.

Pas als er een disbalans is tussen de werkbelasting en de belastbaarheid van jou of jouw werknemer is er sprake van werkdruk. En dit kan slecht zijn voor je gezondheid. Verschillende klachten als werkstress, een burn-out maar ook hart- en vaatziekten kunnen hierdoor veroorzaakt worden.

Hoe ontstaat werkdruk?

Het ontstaat als je voortdurend onder hoge tijdsdruk moet werken of je niet meer aan de eisen kan voldoen. Je:

  • Moet teveel doen in te weinig tijd
  • Krijgt werk niet op tijd af
  • Kan je werk niet goed genoeg uitvoeren (het sluit bijvoorbeeld niet aan op je ervaring)
  • Kan niet de gewenste kwaliteit leveren (het zijn te zware verantwoordelijkheden)
  • Hebt te weinig werkplezier

Maar het kan ook ontstaan door omstandigheden op het werk zoals:

  • Conflicten met je leidinggevende
  • Gebrek aan waardering
  • Te weinig rust en pauzemomenten
  • Onduidelijke taakomschrijvingen en gebrekkige informatie
  • Veeleisende klanten, collega's

Ook kan het te maken hebben met jouw persoonlijke situatie:

  • Je vindt het lastig om nee te zeggen
  • Je bent perfectionistich
  • Hebt andere zorgen privé
  • Je kunt moeilijk delegeren
  • Bent slecht in timemanagement
  • Hebt veel te veel mail
  • Rommelige werkomgeving
  • Te veel afleidingen/ geluidsoverlast

Zeker nu, in tijden van personeelsgebrek, wordt de werkdruk vaak te hoog. Meer dan 30% van de werknemers denkt weleens aan ontslag nemen hierdoor. Reden te meer om hier preventief mee om te gaan. Vergelijk het met een Thalys die steeds maar doorgaat en af en toe te laat komt. Steeds meer mensen maken gebruik van de diensten. Je moet voorkomen dat hij vaker te laat komt en uiteindelijk stil komt te staan. Maar bij de Thalys nemen ze wel tijd voor (groot) technisch onderhoud, worden treinstellen renenoveerd, het interieur vernieuwd, vinden er controle en verbeteracties plaats. Dit om te zorgen dat de treinstellen weer jaren meegaan. Gebeurt dat ook bij jouw bedrijf?

Werkdruk Nederland

In Nederland geeft ongeveer één op de drie werknemers aan last te hebben van een te hoge werkdruk.

In het ene beroep ligt de druk hoger dan bij het andere beroep. Dat komt bijvoorbeeld doordat men snel moet werken of juist heel veel moet werken. De overvloed aan informatie is voor 28% van de werknemers lastig om goed en snel genoeg te verwerken. Ook geeft 17% aan een paar keer per maand psychisch vermoeid te raken. (bron Trends arbeid en inkomen CBS). In een eerder onderzoek uit 2017 heeft het CBS  gekeken naar de beroepen met de meeste en met de minste werkdruk. Wel al even geleden maar helaas nog steeds wel realiteit.

De top 5 van beroepen met de hoogste werkdruk is als volgt:

  1. Koks;
    Zij voelen de hoogste druk doordat ze vooral snel moeten werken
  2. Artsen;
    Doordat men heel veel werk moet verrichten dus lange dagen maken, het werk emotioneel is en men ook af en toe wordt geïntimideerd door patiënten. Arts-assistenten vinden ook dat ze te gehaast moeten werken en 50% geeft aan zich soms niet gesteund te voelen in de beslissingen die zij hebben genomen
  3.  Juristen;
    Bij juristen ontstaat vaak de druk door de vele uren die zij achter het beeldscherm doorbrengen
  4. Managers zakelijke en administratieve dienstverlening;
    Zij geven aan heel veel werk te moeten doen en in een relatief
  5. Leerkrachten in het basisonderwijs;
    Leerkrachten geven vooral aan heel veel te moeten werken en het werk ook emotioneel zwaar is


De beroepsgroepen met de minste werkdruk:

  1. Beveiligingspersoneel
  2. Chauffeurs auto’s, taxi’s en bestelwagens
  3. Hoveniers, tuinders en kwekers
  4. Kassamedewerkers
  5. Leidsters kinderopvang en onderwijsassistenten

 

Werkdruk in de zorg

De hoge werkdruk in de zorg kost de staat ruim een half miljard blijkt uit onderzoek van Vernet Verzuimnetwerk en Pensioensioenfonds PFZW. Door de ingrijpende bezuiningingen in 2012 is het ziekteverzuim toegenomen. Vanwege een te hoge werkdruk zitten veel mensen hierdoor maanden thuis.

Omdat het werk door steeds minder mensen gedaan moet worden wordt de druk bij de mensen die overblijven steeds groter, met alle gevolgen van dien. Zoals het maken van fouten door die hoge druk, of nog meer verzuim.

Voorkomen is beter dan genezen

Waarom is het belangrijk een te hoge druk te voorkomen?

  • De medewerker kan gezondheidsklachten krijgen
  • Een medewerker wordt minder productief en creatief. De kans op het maken van fouten of ongevallen wordt groter
  • Een medewerker is minder gemotiveerd, de kans op een hoger verloop is daardoor aanwezig
  • Als de werkdruk aanhoudt kan dit resulteren in werkstress en een burn-out of depressie
  • Het is een grote kostenpost voor werkgevers; de productiviteit daalt en het verzuim stijgt
  • Medewerkers met een hoge druk hebben een veel grotere kans op RSI/CANS;


Welke verplichtingen hebben werkgevers?

Werkgevers zijn vanuit de Arbowetgeving verplicht om:

  • Beleid vast te stellen om (langdurige) hoge werkdruk tegen te gaan. Dit kan middels het opstellen van een Risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E).  Daarin wordt beschreven in welke situaties werknemers te maken kunnen krijgen met langdurige hoge werkdruk. Wanneer hieruit blijkt dat werkdruk een risico vormt zijn de volgende stappen noodzakelijk:
  • Een verdiepend onderzoek laten uitvoeren
  • De uitkomsten analyseren
  • Knelpunten benoemen
  • De juiste maatregelen kiezen
  • Het opmaken van een plan van aanpak waarin deze maatregelen opgenomen zijn
  • Het uitvoeren van deze maatregelen
  • Evaluatie van de maatregelen
  • Opnieuw doorlopen van bovengenoemde stappen totdat de werkdruk op een acceptabel niveau ligt


Signalen hogere werkdruk; herken ze op tijd

Er zijn verschillende signalen die kunnen wijzen op een te hoge werkdruk. Kijk naar jezelf, je collega's/ werknemers. En als je jezelf of iemand anders hierin herkent. Onderneem actie. Voor iedereen een win-win situatie.

Overwerk
Werk je zelf vaak over of zie je dat iemand structureel overwerkt? Ook 's avonds is ingelogd? Geen pauzes neemt. Spreek hem of haar aan en kijk of je kunt helpen
Vermoeidheid; slecht slapen en bijna altijd moe zijn. Je ligt te piekeren over al het werk wat nog moet gebeuren
Deadlines die niet worden gehaald; je wordt minder effectief doordat je te lang werkt, geen pauzes neemt en bent minder creatief
Een kort lontje, teveel spanning; je irriteert je aan alles en iedereen, snauwt mensen af
Signalen negeren; mensen maken zich zorgen over je maar jij wuift alle zaken weg
Je gaat fouten maken; uiteraard fouten maken mag maar als je merkt dat je er steeds meer maakt kan het te maken hebben met werkdruk. Je hebt geen overzicht meer, gaat werkzaamheden te snel afraffelen
I don't feel like it
Je hebt nergens meer zin in; onderneemt weinig sociale activiteiten. Het werk gaat voor


Meten is weten!

Verschillende instanties bieden tools om het te testen hoe het binnen jouw organisatie is gesteld met de werkstress en of de aanpak voldoet aan de wettelijke richtlijnen. Hieronder een aantal van deze tools:

Werkdrukaanpak: goed geregeld? Zelfinspectie tool van het Ministerie van Social Zaken en Werkgelegenheid

FNV Sneltest werkdruk. Hiebij kan je voor jezelf aan de hand van 12 vragen bekijken wat jouw score is

Bekijk hoe jouw organisatie scoort.

Je werkdruk verminderen op 24 manieren

Bij de Thalys willen ze graag ook geen vertragingen. Of erger, dat hij stil komt te staan of ontspoort (ok dat is wel erg drastisch). Soms ontstaat er wel ernstige vertraging, zoals afgelopen zomer toen een bovenleiding was gesneuveld. Uren vertraging bij een temperatuur tot 50 graden, slechte communicatie en mensen die op zoek moesten naar een hotel. Dit kostte duizenden euro's. (vergelijk het met kosten van een burn-out). En leverde ook weer vertagingen bij andere treinen op.

Daarom doen ze er van alles om dit te voorkomen. Ze investeren. Maken gebruik van meerdere treinstellen. Werken aan onderhoud. Preventief worden de rails langsgelopen, bladeren verwijderd, bovenleidingen gecheckt. Ook in het bedrijfsleven is het belangrijk een te hoge druk te voorkomen en onderhoud te plegen en te blijven investeren. Zodat alles goed blijft doorlopen. Mensen niet omvallen en de druk bij de overige werknemers nog groter wordt.

Uiteraard kan je zelf aan de slag gaan om werkdruk te verminderen. Je kunt ook een professional inschakelen om jou (en je medewerkers) te helpen.

Voor werkgevers:


      1. Stel een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) op. Dit is een verplicht onderdeel van de Arbowet. Hierin worden de risico’s in het bedrijf op het gebied van gezondheid en veiligheid van de werknemers beschreven.
        Maak een plan van aanpak.
      2. Pik de signalen (zie eerder hierboven bij signalen hogere werkdruk) vroegtijdig op. Wacht niet te lang met het ondernemen van actie.
      3. Plan regelmatig overleg in waarin ook werkdruk een vast onderdeel is. Communiceer. Steun medewerkers als ze beginnen over te veel druk.
      4. Maak keuzes. Toon leiderschap. Wat zijn de doelen van je bedrijf? Maak daarvan afgeleiden voor je medewerkers. Regel duidelijke taakomschrijvingen.
      5. Laat je medewerker meebeslissen over de inhoud van het werk en tijdsindeling. Laat ze hun eigen werkzaamheden plannen.
      6. Investeer in opleidingen zodat ze voldoende kennnis hebben voor het werk wat ze verrichten.
      7. Investeer in een training time management of een ander programma waardoor de werkdruk vermindert.
      8. Investeer in meer werkplezier.
      9. Zorg voor optimale werkplekken, apparatuur wat werkt.
      10. Zorg voor back-up. Collega's moeten elkaar kunnen vervangen bij ziekte, piekdrukte of vakantie.
      11. Beloon medewerkers (het zijn de kleine dingen die t em doen...). Toon waardering.
      12. Verplicht jezelf en medewerkers te pauzeren.
      13. Zorg voor een wat rustigere periode, na een periode van drukte zodat even de batterij kan worden opgeladen.
      14. Kijk vooral naar jezelf. Veroorzaak jij werkdruk?

Voor medewerkers:

    1. Praat. Geef het aan bij je baas dat je teveel druk ondervindt, problemen hebt. Zie het niet als een teken van zwakte. Het is juist heel sterk en voorkomt dat je eraan onderdoor gaat.
    2. Stel grenzen voor jezelf; luister goed naar je eigen lichaam. vermijd overwerk. Ga op tijd naar bed.
    3. Zeg eens wat vaker nee ( zie ook mijn blog over nee zeggen).
    4. Vraag om hulp, als je iets niet snapt, niet verder komt, het niet aankunt.
    5. Zorg voor een goede planning van en overzicht op je werkzaamheden.
    6. Take a break, neem pauze Plan vakantie in.  Zorg voor voldoende ontspanning, kom even los van je werk (tijdens en na het werk).
    7. Kijk wat jou veel energie kost. Kan je dit oplossen/ delegeren?
    8. Focus op 1 taak (zie hiervoor ook mijn blog over focussen)
    9. Ken je rechten (Arbeidstijdenwet, vakantie). Vanuit de Arbowet is een werkgever verplicht wat te doen aan een te hoge werkdruk
    10. Volg een training time management of een ander programma waardoor jouw werkdruk vermindert (je slimmer omgaat met email/ een rommelige werkruimte, afleidingen).

      Investeer in het verlagen van de werkdruk


      Wil je ook investeren in het verlagen van de werkdruk in jouw organisatie? Een hele slimme keuze. Inzicht in orde kan jou (en je medewerkers ) daarbij helpen met het IN CONTROL aanbod.
      Hoe? Met bijvoorbeeld ,een IN CONTROL incompany training of via het IN CONTROL programma.
      Wil je weten wat Inzicht in orde kan betekenen voor jouw bedrijf? Neem contact op voor een vrijblijvende strategiesessie.