Prioriteiten stellen in 5 slimme stappen. Dat heeft pas prioriteit!

Eva Rietbroek

Prioriteiten stellen. Wat is belangrijk en moet als eerste gebeuren? Welke taak moet je kiezen? Voor veel mensen blijft dit lastig. Wat prioriteiten zijn, waarom het handig is ze te stellen en hoe je dit het beste kan aanpakken lees je in deze blog. En nog veel meer dan dat.

via GIPHY

Wat zijn prioriteiten?

Volgens Wikipedia is een prioriteit een rangschikking naar belangrijkheid, een zaak gerangschikt naar zijn ingeschat belang. En dat maakt het er niet makkelijker op, gerangschikt naar ingeschat belang. Hoe schat je dat belang dan in? Hier kom ik later in het blog op terug.

Hoezo prioriteiten stellen

Waarom zou je prioriteiten stellen? Als je overal aan toe komt, je blij bent met je leven is het ook helemaal niet nodig. Net zoals onderstaande passage uit Alice in Wonderland aangeeft:

Kunt u me alstublieft vertellen welke kant ik op moet?”⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
“Dat hangt voor een belangrijk deel af van waar je naar toe wilt,” zei de kat.⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
“Het maakt me niet zoveel uit”, ging Alice verder.⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
“Dan maakt het ook niet uit welke kant je op gaat,” zei de kat.⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
“Zolang ik maar ergens kom,” voegde Alice er als een verklaring aan toe.⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
“Oh, dat zal zeker gebeuren,” zei de kat, “als je maar lang genoeg loopt”.⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Alice in Wonderland, Lewis Carroll⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Maar ja als je, net als de meesten, krap in je tijd zit en er het meeste uit wilt halen, is het van belang keuzes te maken en te bepalen wat eerst opgepakt kan worden.

Misschien herken je het wel. Je komt op kantoor en je bureau ligt vol papieren. Je zit nog niet of je collega vraagt of je haar of hem kan helpen met een bepaalde taak. Je bent nog niet klaar of de telefoon gaat. Daarna een meeting van ruim 1,5 uur. Voor je het weet is het lunchtijd en denk je bij jezelf, wat heb ik gedaan deze ochtend?

Vaak laten we ons leiden door de waan van de dag en krijgen degenen die het hardste roepen de aandacht. Dat kan ontzettend frustrerend werken, je komt niet genoeg toe aan je eigen taken of je doet uiteindelijk wel je taken maar te laat of onder enorme tijdsdruk. En dat geeft weer stress.

Why Work Doesn’t Happen At Work

Als ik echt wil werken, dan ga ik wel thuiswerken of naar een aparte ruimte, hoor ik vaak. Ook voor jou herkenbaar? Zeker als je in een grote kantoortuin werkt is de kans om afgeleid te worden groot.

Bekijk ook deze TED Talk, hij is al wat ouder met als titel Why Work Doesn’t Happen At Work’ van Jason Fried. Waar ga jij heen wanneer je echt iets af moet maken? Met een leuke vergelijking met slapen, managers en vergaderingen. Hilarisch. Vooral de laatste 3 minuten.

Prioriteiten stellen in 5 stappen

Het is belangrijk om dagelijks een paar momenten even stil te staan bij je prioriteiten, want door die kunnen door omstandigheden wijzigen.
Stap 1: Maak je doelen inzichtelijk voor dit komende jaar (komende jaren). Wat zijn je doelen? In principe moet alles wat je doet en wat je medewerkers doen in lijn liggen met je doelen. Heb je die niet inzichtelijk dan wordt het lastig om prioriteiten te gaan stellen. Uiteraard hoef je deze stap niet dagelijks uit te voeren. Maar ééns per kwartaal zou mooi zijn.
Stap 2: Maak een overzicht van je taken. Waar ben je mee bezig de hele dag? Welke taken komen steeds terug (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks) en hoeveel tijd kosten deze werkzaamheden? Liggen deze taken in lijn met je doelen. Zo niet, kijk of de taak kan komen te vervallen.
Kijk of je een bepaalde duur aan taken kunt hangen (een uur, 15 minuten, een halve dag). Plan realistisch. Vaak kosten taken meer tijd dan je in eerste instantie denkt. Dus plan 10 tot 20% extra tijd in. Wat handig kan zijn, hou de tijd bij. Zo weet je hoe lang je gemiddeld met bepaalde taken bezig bent.

Stap 3: Hang een waarde aan je taken
Dit is voor veel mensen een lastige. Wanneer je je lijst met taken bekijkt kan je op een aantal manieren een bepaalde waarde aan taken geven.

Je kunt bijvoorbeeld kijken welke taken op korte termijn geld kunnen opleveren wanneer je ze uitvoert (facturen opstellen, een offerte versturen, een mailing versturen met een actieaanbod), zaken die niet meteen geld opleveren en zaken die alleen maar geld kosten. De zaken waar je direct geld mee verdient kan je als eerste gaan doen. Vervolgens de taken die indirect geld opleveren en als laatste de taken die alleen geld kosten.
Een andere manier is om te kijken naar de urgentie/ belangrijkheid van de verschillende taken middels het Eisenhower kwadrant.
De prioriteiten matrix is ontworpen door Dwight D. Eisenhower, de 34e president van de Verenigde Staten.
Een uitspraak van eisenhouwer was ’ ‘Urgente zaken zijn zelden belangrijk. Belangrijke zaken zijn zelden urgent.’ – Generaal Eisenhower

Wellicht ken je het model al, hij is al heel oud maar nog steeds handig om inzicht te krijgen. De matrix bestaat uit twee assen, belangrijk en urgent en vier kwadranten.

Het eerste kwadrant zijn taken en werkzaamheden die bijdragen aan je eigen doelstellingen en op korte termijn uitgevoerd moeten worden. Die urgent zijn en belangrijk. Deze kunnen niet wachten. Een acuut probleem wat meteen moet worden opgelost. Zoals een datalek dat moet worden opgelost, een ongeluk, een klant die niet bij zijn administratie kan. Taken die echt niet kunnen wachten zijn er, als je eigenlijk eerlijk naar je werkzaamheden kijkt, niet veel. Vaak, door slecht time management, en het niet inplannen van werkzaamheden, komen taken terecht in dit kwadrant doordat een deadline nadert. De taken in dit eerste kwadrant zorgen ook vaak voor de meeste stress.

Het tweede kwadrant betreft taken die niet urgent zijn maar wel belangrijk voor jezelf. Er is geen tijdsdruk. Op het moment dat je niets doet met deze taken worden ze vanzelf urgent. Dus bijvoorbeeld die offerte die je voor de klant moet maken. Of een operatie die een ziekenhuis moet uitvoeren. Niet urgent, maar als je het een week laat liggen wordt het vanzelf wel urgent en kost het je de nodige stress. Ook zaken als ontspanning, tijd voor jezelf, een training die je wilt volgen vallen in dit kwadrant. De taken uit dit kwadrant moet je inplannen en bewaken dat je ze doet.

Het derde kwadrant betreft taken die urgent zijn en niet belangrijk, althans niet voor jou. Vaak zijn het taken die voor anderen belangrijk zijn, prioriteiten van een ander, bijvoorbeeld klanten die wat willen, of je baas. Hier moet je vooral de vraag stellen of jij de aangewezen persoon bent om deze taken te doen. Bij dit kwadrant komt het aan op assertiviteit, nee zeggen. Je kent ze vast wel, die mensen die geen nee kunnen zeggen en daardoor zelf in de knel komen met hun werk. Dit kwadrant draait om delegeren, grenzen stellen, ‘nee’ zeggen. Kijk of iemand anders de betreffende taak kan uitvoeren en anders welke afspraken je kunt maken zodat het niet ten koste gaat van jouw eigen werkzaamheden en jezelf.

De vierde kwadrant betreft taken die niet urgent en niet belangrijk zijn. Vaak zijn dit de overbodige taken. CC mails lezen, social media bekijken, te veel kletsen (niet werk gerelateerd). Stel hier grenzen aan. Het leidt enorm af en kost veel tijd en geld uiteindelijk. Probeer taken in dit kwadrant zoveel mogelijk te vermijden en niets mee te doen.

Probeer jouw taken zo goed mogelijk te plaatsen binnen de bepaalde kwadranten. Als het goed is staat er in kwadrant één niet heel veel. Niet heel veel zaken zijn zo urgent en belangrijk dat ze nu meteen moeten worden uitgevoerd (al zijn vaak anderen het daar niet mee eens…).

Plan alle taken in. De meest urgente zaken zo snel mogelijk, de taken uit kwadrant twee ook op korte termijn. De taken uit kwadrant drie hebben minder prioriteit dus die plan je nadat je alles uit de eerste twee kwadranten hebt ingepland. Taken uit kwadrant vier probeer je zo min mogelijk te doen.

Stap 4: Maak afspraken.
Ok, je hebt ingepland wanneer je wat moet doen. Je hebt ook wat ruimte overgelaten voor de urgente gevallen. Een ander belangrijk aspect is het maken van onderlinge afspraken met je baas/ collega’s, klanten.
- Wanneer wil je niet gestoord worden. Lees hiervoor ook mijn eerdere blog over afleiding. Kijk of je slimme afspraken kunt maken ook onderling met collega’s. Dit uur werk ik aan het project en worden telefoontjes door collega x opgevangen en visa versa.

- Waar ga je werken? Op kantoor of thuis? Veel leidinggevenden vinden het lastig om medewerkers thuis te laten werken. Dat heeft meer te maken met het vertrouwen in je medewerkers. Vaak zijn medewerkers super productief als ze thuiswerken en niet gestoord worden.

- Stoor zelf niet. Kijk goed naar je eigen gedrag en probeer ook zelf geen stoorzender te zijn.

- Wat is belangrijk? Hierin kunnen de meningen verschillen. Bespreek welke taken voor jou het belangrijkst zijn. Moeten andere taken eerst, dan zullen andere taken moeten worden verzet en later opgepakt worden. Je kunt niet twee taken tegelijk uitvoeren.

- Vergaderingen kunnen een groot beslag op je werkdag hebben. Maak afspraken. Kan je wellicht online vergaderingen bijwonen in plaats van fysiek aanwezig zijn. Kunnen vergaderingen korter duren in plaats van standaard een uur.

Stap 5 Begin en maak af
Probeer taken waar je aan begint af te maken. Niets is zo fijn als taken kunnen afronden en afvinken. Mocht je bezig zijn met een groot project wat je niet in één keer kunt afmaken? Probeer dan een afgebakende taak binnen dat project af te maken.

Prioriteiten stellen gedurende de dag

1. Scan je binnengekomen mail of andere zaken die zijn binnengekomen (in de ochtend, maximaal 10 minuten). 2. Pak je overzicht met taken erbij. 3. Zitten er nieuwe taken bij, voeg ze toe. 4. Hang er een waarde aan (zie stap 3) en plan ze in. 5. Begin in de ochtend met de taken die meteen geld opleveren en/ of in kwadrant één en twee vallen die je hebt ingepland. 6. Check in de middag je mail/ andere taken. (herhaal stap 3-5). 7. Zijn je taken uit stap 5 gedaan? Ga dan taken uit kwadrant 3 oppakken. Zo niet, maak de taken uit de eerste twee kwadranten af.

Investeer in slimmer werken

Wil je ook investeren in slimmer werken waaronder ook prioriteiten stellen valt? Een hele slimme keuze. Inzicht in orde kan jou (en je medewerkers) helpen met het IN CONTROL aanbod.

Het IN CONTROL aanbod wordt o.a. aangeboden via:

Wil je weten wat Inzicht in orde kan betekenen voor jouw bedrijf? Neem contact op voor een vrijblijvende strategiesessie.