Gestoord - een blog over afleiding

Je herkent je vast wel in de volgende situatie: je bent geconcentreerd aan het werk met een ingewikkeld dossier. Eigenlijk had het al af moeten zijn, maar als je vandaag flink doorwerkt, kan je het aan het eind van de dag afronden. En dan komt een medewerker aan je bureau met een vraag. Weg concentratie. En het is al de derde keer deze ochtend…

Bronnen van afleiding

Medewerkers die storen, klanten die bellen:
Tot de telefoon gaat. Een belangrijke klant aan de andere kant van de lijn heeft aangegeven dat zij alleen jou wil spreken. Nadat je de klant te woord hebt gestaan, zie je een aantal nieuwe berichten op WhatsApp. Snel even afhandelen en dan weer met goede moed aan het dossier.

Mailtjes die binnenkomen:
Op je beeldscherm poppen nieuwe mailtjes op. Met een half oog zie je ze rechtsonder in beeld verschijnen en verdwijnen. Ook een mailtje van de klant die je vanochtend hebt gesproken. Even checken of alles nu okay is. Ze verwacht nog een overzicht. Je loopt even naar een collega en vraagt of hij dat overzicht wil regelen.

"Urgente taken van anderen"
Intussen is het bijna 17.00 uur en is je dossier eindelijk klaar. Je mailt het document met wat andere stukken naar de secretaresse die op het punt staat om naar huis te gaan. Je loopt naar haar toe en benadrukt dat deze mail nog vandaag de deur uit moet. Ze gaat weer zitten en opent haar mailbox…

Wat kost afleiding?

De verschillende vormen van afleiding als mail, telefoon, berichten en persoonlijke gesprekken kosten veel tijd en zorgen ervoor dat we ons werk niet gedaan krijgen. Dat levert weer stress op. Uit een onderzoek van Steelcase blijkt dat je niet langer dan 11 minuten geconcentreerd kan werken in een kantoortuin. En dat is een gemiddelde! Het betekent dat op een reguliere werkdag zo’n twee uren verloren gaan door afleiding. Een snel rekensommetje leert dat bij een modaal uurloon van € 18,- bruto maal 200 werkbare dagen per jaar er zo’n € 7200 verloren gaat aan afleiding. Dat zijn puur kosten; het levert niets anders op dan stress en ergernis.

Wie leidt wie eigenlijk af?

In eerste instantie is iedereen van mening dat hij of zij wordt afgeleid door anderen. Heb jij dat ook? Kijk dan eens kritisch naar je eigen gedrag. Wat doe jij waarmee je anderen afleidt? En een stap verder: in hoeverre laat jij je afleiden? Wat kan je zelf doen om minder afgeleid te worden? Ga eens met je medewerkers in gesprek en laat hen vertellen hoe zij afleiding ervaren en wat de belangrijkste bronnen van afleiding zijn. Je zult erachter komen dat iedereen het liefst ongestoord het werk kan doen.

Een aantal oplossingen tegen afleiding

- Afspraken maken met je team wanneer je wel of niet gestoord kunt worden, bijvoorbeeld van 10:00- 11:30 word je niet gestoord (en visa versa wil je team ook niet altijd door jou gestoord kunnen worden)

-Onderlinge afspraken binnen je team waarbij zij onderling ook kunnen afstemmen wie bijvoorbeeld die dag de telefoon opneemt en anderen ongestoord kunnen doorwerken

- Een dagdeel in een andere kamer of thuis werken, is ook voor medewerkers een goede optie. Bekijk mijn blog over thuiswerken.

- Duidelijke taken afbakenen en blokken in je agenda en de agenda's delen met de medewerkers. Als je geblokt hebt een offerte te maken kunnen mensen hier rekening mee houden en zal er niet zo gauw een afspraak gepland worden.

Uiteraard zijn er per type bedrijf en type ondernemer vele oplossingen te bedenken. Inzicht in orde kan je inzicht bieden in afleiding en structuur aanbrengen waardoor afleiding veel minder kans krijgt. Met als resultaat dat iedereen rustiger kan werken, meer kwaliteit kan leveren en het werk ook eerder af is. En dat scheelt een hoop stress.